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Kommunikationswerkzeuge

Agiles Arbeiten in selbst-organisierten Gruppen erfordert Kommunikation. Oft stehen wir heute dabei vor der Herausforderungen, dass die Gruppenmitglieder nicht im gleichen Raum sitzen. Das kleinste Problem sind hierbei Home-Office-Lösungen, bei denen der/die KollegIn aber noch an wenigen Tagen im Büro erscheint. Hier muss „nur“ die Kommunikation der täglichen Arbeit digitalisiert werden. Das (mobile) Telefon mag hier eine Lösung sein, nicht aber die Optimalste. Besser ist es hier sogenannte Chat-Werkzeuge einzusetzen, die nicht nur eine Unterhaltung zwischen zwei Personen, sondern gleich einer Gruppe von Personen erlauben. Und damit beginnt die Komplexität dieses Themas.

Während zwei Personen sich noch kurz darüber einigen ob nun ein Thema abgeschlossen ist, kann dies bei Gruppen schon etwas länger dauern. Sofern die Gruppe sich also nicht zu einem festen Zeitpunkt zu einem bestimmten Themenkreis verabredet (synchrone Kommunikation), muss das eingesetzte Werkzeug auch asynchrone Antworten unterstützen. Damit ist ein einziger Kommunikations-Kanal nicht mehr ausreichend. Das Werkzeug muss für diese Fälle mindestens Kommunikationsfäden („threads“) erlauben, die die Antworten zu einem bestimmten Thema zusammenhalten. Gegebenenfalls gibt es aber auch fortwährende Themenblöcke die in Kommunikations-Kanälen gebündelt werden. Solche Kanäle erlauben auch unterschiedliche Teilnehmergruppen.

Oft erfordern synchrone Abstimmungen auch das Teilen von visuellen Inhalten. An erster Stelle steht hier das Teilen des Bildschirms. Ein Kommunikationswerkzeug sollte dies Unterstützen wenn komplexe Sachverhalte zu klären sind. Arbeitet die Gruppe eher Dokumenten-zentriert, so sollte die Möglichkeit bestehen Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, oder aber wenigstens Dokumente als Anhang zu einer Kommunikation zu versenden.

Komplexe Sachverhalte sind schwer in Schriftform zu erarbeiten. Die natürliche Sprache hilft uns hier sehr, zu einem Konsens zu kommen. Natürlich könnte zu einem geteilten Bildschirminhalt auch das Telefon hinzugezogen werden, um über die Inhalte zu sprechen. Meiner Auffassung nach sollte ein Kommunikationswerkzeug auch eine Audio-Verbindung der Teilnehmer ermöglichen, insbesondere da Gruppen-Telefonkonferenzen heute einfacher mit einer Web-basierten Software, als mit klassischer Telefonie realisiert werden können.

Arbeiten KollegInnen auch von Unterwegs bzw. mit dem Smartphone, so wäre es Ratsam bei der Auswahl des Kommunikationswerkzeuges auf die Verfügbarkeit einer App zu achten.

Zuletzt noch die in meinen Augen wichtigste Eigenschaft für die Arbeit in verteilten Gruppen: die visuelle Kommunikation. Ja, rein fachlich sind Themen über den Austausch von Kurztexten, oder Telefonkonferenzen darstellbar und lösbar. Die agile Arbeitswelt erfordert jedoch Mut und oft den Einbezug aller Mitglieder einer Gruppe. Dies Bedeutet für jedes Gruppenmitglied den achtsamen Umgang mit den anderen Menschen im Konflikt – und diese wird es immer wieder geben. Und hierbei ist es extrem wichtig sein Gegenüber auch visuell wahr zu nehmen. Die Video-Fähigkeit eines Kommunikationswerkzeuges ist somit eine unabdingbare Eigenschaft, vor allem für dauerhaft getrennt arbeitende Gruppen.

Nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die gängigsten Kommunikationswerkzeuge. Wie immer erhebt sie keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder 100% Richtigkeit:

Kommunikations-
software
ChatKanäle/
Gruppen
ThreadsDokumenteAudioVideoScreen-sharing
SkypejaneinneinAnhangjajaja
Skype for businessjaneinneinAnhangjajaja
TeamsjajajaSharepointjajaja
SlackjajajaAnhangjaneinja
facetimejaneinneinAirdropjajanein
facebook messengerjajaneinAnhangjajanein
whatsappjajaneinAnhangjajanein
whatsapp businessjajaneinAnhangjajanein
salesforce chatterjajajaSF filesneinneinnein
wechatjajaneinAnhangjajanein
MattermostjajajaAnhangneinneinnein
Cisco Spark / Webex teamsjaneinjaAnhangjajaja
google Hangoutsjaneinjagoogle drivejajaja
yammerjajajaSharepointneinneinnein
zoomjajaneinneinjajaja
goto meetingneinneinneinneinjajaja

2 Kommentare zu „Kommunikationswerkzeuge

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