Vorbereitung ist alles. Ein gutes Meeting braucht gute Vorbereitung. Wenn wir uns normalerweise mit unserem Team in einem Raum treffen, dann finden wir dort meist schon Dinge vor, über deren Vorhandensein wir gar nicht nachdenken: ein Flipchart, ein Whiteboard, vielleicht eine Moderationswand, Haftnotizen oder Moderationskärtchen, Bewertungspunkte usw.. Wenn wir aber ein Online-Meeting veranstalten, dann stehen diese Dinge in einem Video-Konferenz-Werkzeug üblicherweise nicht zur Verfügung. Wir müssen daher in der Vorbereitung nicht nur eine Online-Einladung (z.B. mit zoom) versenden, sondern auch ein digitales Whiteboard erstellen und den TeilnehmerInnen zugänglich machen. Dieser Blog beschreibt die notwendigen Schritte.
Ein Whiteboard aufsetzen
Ich verwende in diesem Beispiel Miro 
. In der kostenfreien Version ist nur ein Whiteboard editierbar. Wenn Ihr also parallel und öfter damit arbeitet, wäre eine Lizenz hilfreich.
Wenn Ihr Miro startet, bietet Euch das Tool viele Vorlagen für ein neues Board an. Ich starte für den einfachen Fall mit einem leeren Whiteboard („blank board“). Leider zeigt Miro dann erneut einen Dialog in dem ich eine Vorlage auswählen soll – schließt diesen einfach mit dem Kreuz rechts oben.
Nun haben wir schon ein leeres Board das wir als Moderationswand oder Whiteboard verwenden können. Geben wir dem Kind noch einen Namen. Links oben neben „miro“ steht der Name Eures Whiteboards (wahrscheinlich „untitled“). Klickt darauf und gebt im folgenden Dialog einen Namen für das Board ein (danach Enter drücken, dann schließt sich der Dialog wieder).
Das Board struktuieren
Üblicherweise sind unsere Termine aber etwas komplexer und – wie im wirklichen Leben – brauche ich nicht nur ein Flipchart, oder eine Moderationswand, sondern mehrere für verschiedene Abschnitte des Meetings. Um hier ein Beispiel zu geben soll unser virtuelles Meeting folgende Tagesordnungspunkte haben:
- Checkin – Ankommen der Teilnehmer
- Retrospektive – Rückblick auf die letzten Wochen
- Open Space – Arbeiten in Kleingruppen an offenen Themen
- Checkout – key takeaways
Wir könnten nun für dieses Meeting vier oder mehr Whiteboards anlegen und je nach TOP auf ein andere Board wechseln. Das ist aber nicht schön und benötigt wie oben gesagt auch eine kostenpflichtige Lizenz. Eine bessere Lösung ist daher das Online- Whiteboard als unendliche Zeichenfläche zu sehen und diese zu unterteilen.
Miro hilft uns hierbei mit sogenannten „Frames“. Wählt dazu aus der linken Tool-Leiste das „Frame“-Werkzeug 
. Wählt in dem aufscheinenden Dialog das Symbol „Web“ und schon erscheint ein „new Frame“ auf der Zeichenfläche. Schiebt den Rahmen nach links oben, damit wir Platz für weitere Rahmen haben.
Was machen wir nun damit? Nun klickt auf das „Frame“-Symbol in der unteren Navigationsleiste: 
. Es erscheint nun am linken Rand die Frame-Navigation und zeigt Euren ersten „New Frame“-betitelten Bereich. Klick einfach darauf und schon zoomt Miro auf genau diesen Bereich. Nun geben wir dem Bereich noch einen Namen: klickt in der „Frame“-Navigation auf die 3 Punkte rechts oben und wählt „rename“. Nun könnt Ihr den Namen editieren und in meinem Beispiel auf „Checkin ändern“.
Arbeiten mit einfachen Haftnotizen
Nun wollen wir für die Teilnehmer noch den Checkin beschreiben. Dazu erzeugen wir eine Notiz und schreiben in die Notiz die Anleitung für den Checkin. Da mit vielem Text die Schrift kleiner wird, ziehen wir die Notiz an den Ecken (mit den blauen Punkten) größer. Schon ist der erste TOP unseres Meetings vorbereitet.
Arbeiten mit Vorlagen
Für den zweiten TOP unseres Meetings wollen wir ja eine Retrospektive veranstalten. Hierzu verwende ich eine Vorlage von Miro. Klickt auf das Werkzeugsymbol 
. Im folgenden Dialog gebt im Suchfeld links oben „Retrospective“ ein und wählt rechts die Vorlage „Retrospective start/stop/contiue“.
Euer Bildschirm sollte jetzt in etwa so wie links abgebildet aussehen. Nehmt nun wieder das „frame“-Werkzeug und legt einen Rahmen um diesen Retrospektiven-Bereich. Zieht an etwas an den Ecken des Rahmens, anschließend sollte es möglich sein, dass Ihr den Rahmen mitsamt der Retrospektive neben den ersten Rahmen mit dem Checkin zieht. Zuletzt gebt dem Rahmen noch den Namen „Retro“.
Arbeiten in Kleingruppen
Im nächsten TOP wollen wir eine Art „open space“ veranstalten. Wir wollen zunächst Themen sammeln und diese dann in drei Kleingruppen behandeln. Abschließend wollen wir die Ergebnisse wieder im Plenum präsentieren. In der realen Welt würden wir hierfür eine Moderationswand benötigen, um die Themen zu sammeln. Für jede Kleingruppe wäre ein Flipchart gut, das dann im Plenum präsentiert werden kann.
Auf unser online Whiteboard übersetzt bedeutet das: wir brauchen einen „frame“ für die Themenbestimmung, je einen „frame“ für die Kleingruppe und einen für die Ergebnisse.
Legt nun erst drei Rahmen mit der Größe „A4“ nebeneinander an und benennt die mit „Gruppe 1“ bis „Gruppe 3“. Legt die Rahen nebeneinander. Anschließend legt einen Rahmen mit der Größe „custom“ an und zieht den so breit, dass er über alle drei Gruppen reicht. Euer Bildschirm sollte danach in etwa wie rechts abgebildet aussehen.
Jetzt machen wir noch einen Trick und legen einen letzten „frame“ mit Größe „custom“ über alle diese Rahmen und benennen ihn „Ergebnis“. Prüft noch links in der „frame“-Navigation, dass die Rahmen in der richtigen Reihenfolge sind. Falls nicht, könnt Ihr das per drag&drop ändern.
Notizen hinzufügen
Für den letzten Teil der Agenda, den Checkout, möchte ich die Notiz-Funktion von Miro nutzen. Klickt hierzu auf das Notizsymbol rechts oben am Bildschirm 
Es erscheint nun rechts der Notizen-Bereich. Dieser sollte leer sein und einige „Templates“ zur Auswahl anbieten. Wählt die Vorlage „Meeting Notes“ und ihr habt eine schön vorformatierte Notiz. Ändert die Überschriften ggf. auf Deutsch und füllt die Inhalte. Für unseren Checkout möchte ich, dass jede/r TeilnehmerIn am Ende ein „key takeaway“ in den Notizen erfasst.
Einladungen versenden
Um nun Eure TeilnehmerInnen Zugriff auf das Bord zu geben, müsst Ihr ihnen noch einen Link senden. Klickt dazu rechts oben auf den blauen „share“-Button. Anschließend könnt Ihr den Link in die Zwischenablage kopieren und dann in einer eMail an die Teilnehmer versenden. Achtet darauf, dass Ihr die Option „can edit“ neben dem Link gewählt habt, nur dann können die TeilnehmerInnen auch schreibend auf das Board zugreifen.
Weitere bezahlte Features
Die Vorbereitung ist abgeschlossen. Ich habe hier aber nur ein paar wenige Funktionen von miro dargestellt. Es gibt noch viel mehr zu entdecken. Klickt dazu einfach mal auf das Fragezeichen-Icon rechts oben.
Für das hier vorgestellte Meeting wäre auch noch die Abstimmungs-Funktion „Voting“ und der Zeitgeber „timer“ interessant. Diese Features sind aber nur in der kostenpflichtigen Variante enthalten.
Ablauf des Meetings
Wichtig ist, dass Ihr zu Beginn des Meetings den TeilnehmerInnen das Board erklärt. Zeigt Ihnen:
- die Navigation mit den „Frames“ und das Zoomen
- wie man eine Haftnotiz anlegt und verschiebt
- die Meeting Notizen öffnet
Im Meeting könnt ihr beim Checkin natürlich „helfen“ die Notizen zu platzieren. Gleiches gilt für die Retrospektive.
Während des „open space“ sammelt zunächst Themen mittels Haftnotizen von den TeilnehmerInnen. Dann stimmt ab, welche drei Themen behandelt werden (falls Ihr eine bezahlte Lizenz habt, könnt Ihr ja das Voting verwenden). Zieht dann die drei Haftnotizen mit den Themen jeweils in den Bereich einer Gruppe und fordert die TeilnehmerInnen auf in ihre jeweilige Gruppe zu navigieren. Hier wäre es natürlich wichtig, dass Euer Video-Chat-Tool auch sogenannte „breakout sessions“ unterstützt. Falls nicht, müssten sich die Gruppen in jeweils separaten (vorher eingerichteten) Chat-Räumen treffen und nach einer festgesetzten Zeit zurück kehren. Für die Ergebnisbesprechung klickt einfach auf den letzten Rahmen der alle drei Gruppen gemeinsam zeigt.
Zum Abschluss öffnet die Notizen und sammelt die Schlüssel Ergebnisse der TeilnehmerInnen ein. Diese könnt ihr als PDF exportieren und den TeilnehmerInnen zusenden.
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