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Online Meeting-Tools : weitere Tipps

In meinem Blog über online Meeting-Tools (und im Blog Kommunikationswerkzeuge) habe ich ja verschiedene Anbieter vorgestellt. Mittlerweile hat sich mein Portfolio erweitert und ich keine meine neuesten Erfahrungen mit einigen Tools schildern. Zusätzlich möchte ich meinen LeserInnen am Ende des Blogs auch noch ein paar Tipps mitgeben.

Zoom – mit Vorsicht zu geniessen

Nicht nur die Presse, auch ein guter Freund berichtete mir von einem Online-Meeting bei dem Zoom verwendet wurde und schon nach 5 Minuten das Meeting beendet werden musste. Warum? Fremde Menschen oder auch Bots haben das Meeting gekapert. Das lag daran, dass die Meeting-Adresse (die sogenannte URL) veröffentlicht wurde. Das reicht bei Zoom aus, um in das Meeting einzusteigen. Das ist aber nicht nur bei Zoom so – lest daher meine Tipps am Ende des Beitrages.

Ebenso hat Zoom diverse Sicherheitsmängel. Ich habe die zum Teil auch zur Seite geschoben. Ein Freund hat mir aber heute einen Artikel des Standards gepostet der mich hat aufhorchen lassen. Da haben sich doch wirklich die Zoom-Entwickler gedacht, alle Zoom-Nutzer mit gleicher Domäne gehören zur gleichen Firma. Das ist ja grundsätzlich nicht so falsch, aber für öffentliche eMail-Domänen wie „Hotmail.com“, oder meine „chello.at“ stimmt das nicht. Ich hab gleich nachgeschaut und tatsächlich finde ich im „Unternehmensverzeichnis“ tausende fremder Leute. Das ist ein eindeutiger Datenschutz-Verstoß.

Fairmeeting oder Jit.si

Mit Freunden habe ich mich am Wochenende auf ein „virtuelles Starkbier“ unter Verwendung von Fairmeeting getroffen. Leider war die Performance nicht berauschend. Mein Versuch mit dem Chrom-Browser meines Laptops zu arbeiten funktionierte halbwegs. Besser waren die Verbindungen über die Mobiltelefone (iPhone, Android) mit der Jit.si-App. Aber auch das lief nur mit Unterbrechungen.

Diese Woche habe ich dann Initiatoren der Digitalen Initiativen getroffen und wir haben Jit.si nativ verwendet. Das funktioniert reibungslos. Neben Video- und Text-Chat kann natürlich der Bildschirm geteilt werden. Es gibt internationale Einwahlnummern und das Meeting kann mit einem Zutrittscode versehen werden. Jit.si bietet auch die Möglichkeit über YouTube live-Streams zu erzeugen (das geht alles auch mit Fairmeeting, aber wie gesagt bin ich von der Performance dort nicht begeistert)

TeamViewer Blizz

Ein anderer Freund hat mir gesagt, dass sie in der Firma Blizz von TeamViewer verwenden. Wem TeamViewer nichts sagt: das ist ein Fernwartungs-Werkzeug das schon sehr lange am Markt ist und vor allem von Banken aufgrund der hohen Sicherheit geschätzt wird. Blizz erlaubt Meetings und Chats, benötigt aber eine vorinstallierte Software und ist nicht kostenfrei (Ausnahme Bildungseinrichtungen erhalten das kostenfrei bis 31.07.2020).

Tipps zu online-Meetings

Zunächst möchte ich Unterscheiden: online-Meetings sind Treffen einer begrenzten Anzahl von Menschen (<50), die sich zu einem bestimmten Thema austauschen. Physisch würden wir hier von einem Treffen sprechen, auch von einem Workshop, vielleicht auch einer Schulung. Die Tools die ich hier vorstelle unterstützen solche Meetings. Sie sind aber nicht primär als Chat-Tool zwischen zwei (2) Personen gedacht. Hier gibt es andere Dinge wie FaceTime oder WhatsApp. Sie sind i.d.R. auch nicht gedacht für live-Streams oder Webinare. Bei letzteren ist ein aktives Eingreifen der TeilnehmerInnen nicht gewünscht oder muss durch den Präsentator genauestens steuerbar sein – sonst passiert das wie bei Zoom, dass irgendwelche Leute ihre eigenen Inhalte einspielen. Also Tipp1 : überlegt Euch genau, ob das online-Meeting das ihr organisiert wirklich die Interaktion mit den Teilnehmern benötigt.

Tipp2: veröffentlicht die URL (genaue Adresse) Eures Meetings nur dann, wenn Euer eingesetztes Meeting-Werkzeug bzw. Euer Meeting auch so konfiguriert ist, dass es einen Warteraum gibt aus dem Ihr die TeilnehmerInnen erst aktiv schalten müsst. Besser ist es die TeilnehmerInnen mit einer persönlichen eMail einzuladen und dort die Zugangsdaten bereit zu stellen. Natürlich unterliegt Ihr damit wieder der DSGVO – aber das ist nun mal so.

Tipp3: wann immer möglich vergebt für Euer Meeting auch eine PIN oder ein Passwort, das Ihr den TeilnehmerInnen persönlich übermittelt. Nut so vermeidet Ihr bei wiederkehrenden Meetings, das z.B. ein schlauer Kopf sich aus einem Screenshot des Meetings (das ein anderer schlauer Kopf auf Instagram gestellt hat) die URL abliest und beim nächsten mal seinen Schabernack mit Euch treibt.

Tipp4: in Kleingruppen (<15, oder besser noch <9) ist es gerade in diesen Zeiten wichtig den sozialen Kontakt nicht zu verlieren. Daher schaltet unbedingt auch das Video ein. Falls Eure TeilnehmerInnen das nicht tun – widmet dem Thema ruhig 5 Minuten am Anfang und versucht die Leute davon zu überzeugen das Video einzuschalten. Vice versa: bei größeren Gruppen macht es sinn die Video-Funktion der (passiven) TeilnehmerInnen vorab auszuschalten oder gar zu unterdrücken (manche Tools können das). Ebenso macht es sinn das Mikro der TeilnehmerInnen per Voreinstellung stumm zu schalten. Falls das nicht geht, schaut Euch vorher an, ob Euer Tool die Funktion „alle stumm schalten“ anbietet.

Tipp5: wenn Ihr gerade in einer Kleingruppe (<15 Personen) viel Präsentieren oder teilen müsst, dann ist ein zweiter Bildschirm hilfreich. Verwendet einen Monitor, um die TeilnehmerInnen mit ihren Videos anzuzeigen. Dann seht Ihr auf dem Schirm auch Text-Nachrichten oder Handzeichen (Funktion des Tools) von stumm-geschalteten TeilnehmerInnen. Auf dem zweiten Monitor könnt Ihr dann den Inhalt teilen. Bei den meisten Tools funktioniert das dann so: Ihr klickt auf „Bildschirm teilen“ und erhaltet ein Anzeigenband das Euch Eure Monitore (mit aktuellem Inhalt) und alle offenen Applikationen anzeigt. Wählt dort entweder den zweiten Monitor, oder gezielt die Applikation aus deren Inhalt Ihr teilen wollt.

Tipp6: wenn Ihr wiederkehrende Meetings habt, macht es Sinn am Ende jeden Meetings eine Feedback-Runde abzuhalten, um zu erfahren wie die Verbindung und Beteiligung geklappt hat. Trefft damit Entscheidungen oder findet Regeln im Team wie Ihr Euch im nächsten Meeting verhalten wollt – oder ob Ihr ggf. das Tool wechseln solltet. Ihr könnt dazu natürlich auch eine agile Retrospektive machen. Was ist das? Das erzähle ich Euch wenn Ihr Euch für mein kostenloses agiles Coaching anmeldet.

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